Le Centre des Matériaux de MinesParisTech choisit KYOCERA Document Solutions

Améliorer le service rendu aux utilisateurs tout en maîtrisant les coûts

Dernièrement, le Centre des Matériaux décide de profiter du renouvellement de son parc de copieurs multifonctions pour améliorer le service rendu aux utilisateurs, au travers de nouvelles fonctionnalités. L’objectif est aussi de gérer des volumes d’impression de plus en plus importants, tout en maîtrisant les coûts.

Les périphériques d’impression n’étant pas attribués à un service ou à un type d’utilisateur particulier, il est très difficile pour la direction des systèmes d’information et de communication d’avoir une idée précise des volumes à attribuer aux différentes populations : étudiants, enseignants, personnel administratif.

De plus, l’établissement accueille une proportion très forte de doctorants dont les besoins sont spécifiques : impression de haut volumes (une thèse peut représenter jusqu’à quatre cents pages), pics d’activité, besoin de confidentialité. Une question jusqu’à présent résolue par le biais de codes d’identification, mais dont la gestion devenait problématique et chronophage, chaque copieur disposant d’un annuaire spécifique, non relié à celui de l’entreprise.
Autre contrainte, une infrastructure informatique hétérogène (des systèmes Windows, Mac et Linux y cohabitent) à prendre en compte dans le déploiement du nouveau parc.

La complémentarité entre solutions logicielle et matérielle

Pour répondre à ses défis, le Centre des Matériaux choisit les solutions KYOCERA, et s’appuie sur la société Esus pour les déployer. Au total, 8 nouveaux copieurs, principalement couleur sont installés, avec un paramétrage personnalisé en fonction des besoins des chercheurs et des enseignants.

Pour répondre à la problématique de maîtrise des coûts et des volumes, la solution PaperCut MF est installée sur l’ensemble du parc, pour les 200 utilisateurs. Application de gestion des copies et des impressions, PaperCut permet le suivi de l’utilisation des périphériques par utilisateur et/ou par département. Ses fonctionnalités de quotas et de routage par règles permettant d’éliminer le gaspillage et encourageant les comportements responsables.

« Parmi les avantages de la solution proposée par Esus et KYOCERA Document Solutions, ce qui m’a décidé c’est la complémentarité entre le logiciel PaperCut MF et les multifonctions KYOCERA, notamment dans notre environnement hétérogène où coexistent des plateformes Windows, Mac et Linux », souligne Grégory Sainte-Luce, Administrateur systèmes et réseaux Centre des Matériaux – MinesParistech.

Résultats : traçabilité des impressions et amélioration de la productivité

Lorsqu’un utilisateur veut réaliser une copie ou récupérer une impression, il s’identifie désormais grâce à son badge d’accès au bâtiment. Ainsi, il est possible pour le département informatique de pouvoir attribuer des volumes par utilisateur, par département et d’avoir ainsi une vision globale sur l’ensemble de la flotte et les coûts d’impression.

L’utilisation de badges est une avancée certaine pour les enseignants et les chercheurs, ces derniers n’ayant plus de code à retenir et fastidieux à entrer. Le lien avec l’annuaire d’entreprise est également appréciable pour le département informatique, car il évite d’avoir à incrémenter et à entretenir deux bases distinctes.

De plus, l’utilisation des badges, combinée à la fonction de Print & Follow, garantit maintenant la confidentialité des documents sur l’ensemble des multifonctions et offre aux utilisateurs souplesse et productivité. En effet, si l’un des multifonctions est déjà en cours d’utilisation, il suffit à l’utilisateur de badger sur l’équipement disponible le plus proche pour récupérer ses impressions, en toute sécurité.