Retour d’expérience utilisateur

Dans une démarche générale de réduction des dépenses, l’Université de Technologie de Compiègne (UTC), première école d’ingénieur post-bac, souhaitait rationaliser son parc de photocopieurs multifonctions, l’homogénéiser et en réduire le coût. L’UTC voulait également mettre en place un outil de suivi centralisé des consommations (copies et impressions) et une nouvelle solution d’authentification par badge sur certaines machines.

Grâce à l’installation des nouvelles solutions de KYOCERA Document Solutions, le parc a totalement été repensé et personnalisé en fonction des services, pour répondre aux besoins des utilisateurs : les étudiants et le corps professoral.

Le défi : améliorer le service rendu aux utilisateurs tout en maîtrisant les coûts

L’Université de Technologie de Compiègne accueille chaque année près de 5 000 étudiants et emploie 400 salariés administratifs et techniques, ainsi que 450 enseignants et enseignants-chercheurs. Avec ses 9 laboratoires de recherche et son ouverture internationale, l’UTC se positionne parmi les meilleures écoles d’ingénieurs dans le monde.

Complétement intégrés à la ville de Compiègne, les locaux se répartissent principalement sur deux sites. Avant le premier marché « photocopieurs » de l’UTC, chaque service avait ses propres contrats de location de matériels de photocopies.

« S’il est mal géré, le parc d’impression d’une école ou d’une Université représente un coût très important, souvent sous-estimé par les Directeurs ou les DSI eux-mêmes. A l’UTC, nous avons constaté un parc très hétérogène et une gestion complètement décentralisée. Son coût de fonctionnement était loin d’être optimisé. Le renouvellement du parc d’impression était donc nécessaire, pour réduire les coûts mais aussi pour faciliter le quotidien des étudiants et des professeurs », commente Benjamin Claus, Manager Marketing Produits, KYOCERA Document Solutions

La complémentarité entre solutions logicielles et matérielles

Suite à un appel d’offres, c’est donc le tandem KYOCERA Document Solutions / Aisne Bureautique Systèmes qui a emporté le contrat de renouvellement du parc de l‘UTC, avec l’installation des solutions KYOCERA Net Viewer et PaperCut, pour le suivi du parc et la gestion d’une partie des impressions.

Au total, 44 multifonctions ont été installés, principalement en noir et blanc, placés selon les consommations constatées. Toute une série d’options a également été proposée en fonction des sites et des besoins des utilisateurs (papiers supplémentaires, option finisseur, recto/verso en un seul passage…).

Quatre copieurs destinés aux étudiants sont en libre-service dans les bibliothèques de l’UTC. L‘ancienne solution d’authentification par badge pour pouvoir libérer les impressions, faire des photocopies ou des scans a été remplacée par PaperCut. Solution très ouverte aux développements tiers, elle a su s’adapter pour accepter la carte d’étudiant de l’UTC comme support d’authentification et moyen de paiement.

Les 40 autres MFP fonctionnent par authentification par badge, par code personnel ou de service voire pour quelques-uns sans authentification. Avec ces solutions pour libérer les impressions, les documents confidentiels ne traînent plus sur les machines.

Enfin, grâce à la mise en place de KYOCERA Net Viewer, la gestion des copieurs et de toutes les consommations est désormais centralisée au sein de la Direction des Systèmes d’Informations de l‘UTC. Cela permet de publier des tableaux globaux précis de suivi de consommation du parc.

Résultats : un parc rationalité, sécurisé et centralisé

Grâce aux solutions KYOCERA Net Viewer et PaperCut, l’UTC a atteint ses objectifs en mettant en place un parc de photocopieurs rationalisé, sécurisé et à l’administration centralisée :

• Un parc homogène et rationalisé,
• Des machines robustes et fiables,
• Des impressions sécurisées grâce à l’authentification de chaque utilisateur par badge,
• Une carte unique, la carte d’étudiant, pour payer des services fournis par les associations étudiantes, des friandises dans les distributeurs automatiques ou encore photocopier, imprimer et scanner,
• Une augmentation sensible de la qualité du service et du confort d’utilisation grâce à toute une série d’options intégrées selon les besoins des utilisateurs,
• La centralisation de toute la gestion du parc de l’UTC et des consommations dans un seul outil, et ce pour l’ensemble des copieurs installés sur les deux sites,
• Un parc sensiblement moins couteux que par le passé.

« Nous sommes pleinement satisfaits des équipements et des solutions KYOCERA Document Solutions ! Les MFP sont robustes, le service de SAV d’Aisne Bureautique Systèmes est extrêmement rapide et efficace, et les équipes connaissent parfaitement le matériel. On constate que le coût moyen des impressions a déjà sensiblement baissé », explique Pascale Leclere, Ingénieur de l’UTC.